หลักสูตร การจัดเก็บเอกสารอย่างมืออาชีพ ค้นหาง่าย ต้นทุนต่ำ
หลักการและเหตุผล :
ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร อันที่จริงแล้วการจัดเก็บเอกสารอาจไม่จำเป็น ถ้าเอกสารไม่ต้องถูกตรวจสอบ หรือใช้อ้างอิงในธุรกรรมทางธุรกิจ ที่สำคัญเจ้าหน้าที่ภาครัฐ ที่อาจเข้ามาเกี่ยวข้อง หรือมีการตรวจสอบเอกสารทางบัญชี เอกสารต่าง ๆ ที่องค์กรเกี่ยวข้อง กรมศุลกากรตรวจสอบเอกสารการนำเข้า ฯลฯ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท หรือหากมีการเคลมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซึ่งต้องหาเอกสารมายืนยัน การขึ้นศาลที่ต้องมีเอกสารตัวจริง จากเหตุการณ์เหล่านี้ ในส่วนที่ต้องสร้างเอกสารขึ้นมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกรรมต่าง ๆ ควรมีวิธีการ มาตรฐานเพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบ ปลอดภัย ค้นหาง่าย มีต้นทุนการค้นหาที่ต่ำที่สำคัญพบเอกสารตามที่ต้องการ อายุเอกสารทางกฎหมายเป็นเรื่องสำคัญจะทำลายได้หรือไม่ และในยุค 4.0 ที่ต้องใช้ความรวดเร็วในการทำงาน การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง องค์กรจึงต้องทำให้ระบบการจัดเก็บเอกสารได้ประสิทธิภาพ
วัตถุประสงค์ :
- เพื่อจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ และค้นหาได้ง่าย
- เพื่อการลดต้นทุนแฝงในการจัดเก็บและค้นหาเมื่อต้องการใช้เอกสาร
- เพื่อการเรียนรู้แนวทางในอนาคตในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
หัวข้ออบรม :
- เรียนรู้ความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
- เรียนรู้วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร
- เรียนรู้เอกสาร หรือ ข้อมูลใด ที่ควรจัดเก็บในองค์กร
- เรียนรู้หลักการพิจารณาเอกสารขององค์กรที่เหมาะสม
- เรียนรู้ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร
- เรียนรู้ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากลเพื่อมาประยุกต์ใช้ในองค์กร
- เรียนรู้วิธีการในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร การทำดัชนี เพื่อให้จัดหาได้ง่ายสะดวก
- เรียนรู้โครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์
- เรียนรู้การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บ
- เรียนรู้การวางระบบที่จัดเก็บ (Location) การจัดเก็บเอกสารเพื่อการจัดเก็บเข้าห้องจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพ (คลังเก็บ)
- เรียนรู้การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายที่ถูกต้อง
- เรียนรู้ ขั้นตอน และวิธีการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วซึ่งเป็นเอกสารสำคัญของบริษัท
- เรียนรู้แนวทางในอนาคตในการใช้เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน เข้าถึงเอกสารและการปฏิบัติงานที่รวดเร็วขึ้น
- สรุป ถาม - ตอบ
กลุ่มเป้าหมาย : บุคลากรในองค์กรและบุคลากรหน่วยงานต่าง ๆ เลขานุการ ธุรการ
รูปแบบการสัมมนา :
- การบรรยายแบบมีส่วนร่วม 50 %
- ฝึกปฏิบัติ Workshop และการนำเสนอร่วมกัน 50 %
ระยะเวลาอบรม :
- จำนวน 1 วัน ตั้งแต่เวลา 9.00-16.00 น.
- ผู้เข้าอบรม 30-35 ท่าน ต่อรุ่น เพื่อประสิทธิภาพในการเรียนรู้
