หลักสูตร การจัดเก็บเอกสารอย่างมืออาชีพ ค้นหาง่าย ต้นทุนต่ำ

หลักการและเหตุผล :

         ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร    อันที่จริงแล้วการจัดเก็บเอกสารอาจไม่จำเป็น ถ้าเอกสารไม่ต้องถูกตรวจสอบ หรือใช้อ้างอิงในธุรกรรมทางธุรกิจ  ที่สำคัญเจ้าหน้าที่ภาครัฐ ที่อาจเข้ามาเกี่ยวข้อง หรือมีการตรวจสอบเอกสารทางบัญชี  เอกสารต่าง ๆ ที่องค์กรเกี่ยวข้อง กรมศุลกากรตรวจสอบเอกสารการนำเข้า ฯลฯ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท หรือหากมีการเคลมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซึ่งต้องหาเอกสารมายืนยัน  การขึ้นศาลที่ต้องมีเอกสารตัวจริง  จากเหตุการณ์เหล่านี้  ในส่วนที่ต้องสร้างเอกสารขึ้นมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกรรมต่าง ๆ  ควรมีวิธีการ มาตรฐานเพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบ ปลอดภัย ค้นหาง่าย มีต้นทุนการค้นหาที่ต่ำที่สำคัญพบเอกสารตามที่ต้องการ อายุเอกสารทางกฎหมายเป็นเรื่องสำคัญจะทำลายได้หรือไม่ และในยุค 4.0 ที่ต้องใช้ความรวดเร็วในการทำงาน การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง   องค์กรจึงต้องทำให้ระบบการจัดเก็บเอกสารได้ประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ :

  1. เพื่อจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ และค้นหาได้ง่าย
  2. เพื่อการลดต้นทุนแฝงในการจัดเก็บและค้นหาเมื่อต้องการใช้เอกสาร
  3. เพื่อการเรียนรู้แนวทางในอนาคตในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

 

หัวข้ออบรม :

  1. เรียนรู้ความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
  2. เรียนรู้วงจรเอกสาร   ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร
  3. เรียนรู้เอกสาร หรือ ข้อมูลใด ที่ควรจัดเก็บในองค์กร
  4. เรียนรู้หลักการพิจารณาเอกสารขององค์กรที่เหมาะสม
  5. เรียนรู้ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร
  6. เรียนรู้ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากลเพื่อมาประยุกต์ใช้ในองค์กร
  7. เรียนรู้วิธีการในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร   การทำดัชนี  เพื่อให้จัดหาได้ง่ายสะดวก
  8. เรียนรู้โครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์
  9. เรียนรู้การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บ
  10. เรียนรู้การวางระบบที่จัดเก็บ (Location) การจัดเก็บเอกสารเพื่อการจัดเก็บเข้าห้องจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพ (คลังเก็บ)
  11. เรียนรู้การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายที่ถูกต้อง
  12. เรียนรู้ ขั้นตอน และวิธีการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วซึ่งเป็นเอกสารสำคัญของบริษัท
  13. เรียนรู้แนวทางในอนาคตในการใช้เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน  เข้าถึงเอกสารและการปฏิบัติงานที่รวดเร็วขึ้น
  14. สรุป  ถาม - ตอบ

 

กลุ่มเป้าหมาย : บุคลากรในองค์กรและบุคลากรหน่วยงานต่าง ๆ  เลขานุการ ธุรการ

รูปแบบการสัมมนา :

  • การบรรยายแบบมีส่วนร่วม                                             50 %
  • ฝึกปฏิบัติ Workshop และการนำเสนอร่วมกัน                        50 %

 

ระยะเวลาอบรม :

  • จำนวน 1 วัน ตั้งแต่เวลา 9.00-16.00 น.
  •  ผู้เข้าอบรม 30-35 ท่าน  ต่อรุ่น  เพื่อประสิทธิภาพในการเรียนรู้
Visitors: 158,746