ประโยชน์การจัดทำงบประมาณในองค์กร
ประโยชน์การจัดทำงบประมาณในองค์กร
หากพูดถึงแผนในการดำเนินงาน นโยบายขององค์กร และจะขาดไม่ได้เลยคือ การจัดทำงบประมาณประจำปี เพราะหากวางกลยุทธ์มากมาย แต่ไม่ตั้งเป้าหมายของรายได้ และควบคุมค่าใช้จ่ายให้สอดคล้องกับรายได้ องค์กรจะไม่สามารถทราบเลยว่า กำไรที่คิดว่าได้นั้น เมื่อนำรายได้ หักจากค่าใช้จ่ายแล้วเป็นกำไรนี้จริง ๆ และทางการบริหารจะไม่ทราบเลยว่า ในแต่ละเดือน ควบคุมค่าใช้จ่ายกันได้หรือไม่ กำไรจะได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่
บางองค์กรพบปัญหาเกี่ยวกับการขายดี ขายได้ แต่ทำไมไม่มีกำไรหรือกำไรน้อย พอมาดูอีกทีมีแต่เงินหมุนแต่เงินกำไรไม่เห็น การจัดทำระบบงบประมาณในองค์กรเป็นเรื่องที่สำคัญเรื่องหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม
ทำไมต้องทำระบบงบประมาณ
- เป็นส่วนหนึ่งของการกำหนดทิศทางและเป้าหมายองค์กร
การจัดทำงบประมาณประจำปี พนักงานทุกคนในฐานะผู้ปฏิบัติงาน และเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรควรจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบงบประมาณ พนักงานที่ดีต้องรู้ว่าตนเองจะต้องทำอะไรเพื่อให้สอดคล้องกับทิศทางเป้าหมายขององค์กร เช่น ปีงบประมาณที่องค์กรต้องการเติบโตในอัตราร้อยละ 10 ฝ่ายการตลาดต้องมีเป้าหมาย แนวทางการหากลุ่มเป้าหมายอย่างไร ส่วนการผลิตต้องขยายการผลิตอย่างไร ทุกคนในองค์กรควรมีส่วนเกี่ยวข้องในส่วนของแต่ละส่วนงาน
- การจัดสรรทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพ
ในฐานะผู้ปฏิบัติงานถ้ามองไปรอบ ๆ ตัวเราในที่ทำงาน เราอาจพบว่า ทรัพยากรที่ใช้อยู่อาจไม่ได้ประสิทธิภาพ หรือไม่ได้อำนวยความสะดวกในการทำงานเท่าที่ควร เช่น เครื่องจักร เครื่องใช้สำนักงาน และทรัพยากรที่มีค่าคือ พนักงาน ซึ่งเป็นทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ซึ่งองค์กรต้องจัดสรรทรัพยากรในการดำเนินการให้เหมาะสม
3. ทำให้เกิดการมีส่วนร่วมของพนักงาน
เมื่อฝ่ายบริหารกำหนดเป้าหมาย แนวทาง ในปีงบประมาณต่อไปได้เรียบร้อยแล้ว ผู้จัดการ หัวหน้าแผนกของแต่ละฝ่ายต้องมีหน้าที่ในการจัดทำงบประมาณ ซึ่งการจัดทำงบประมาณเป็นเรื่องของทุกคนต้องช่วยกัน และเข้าใจในปัญหาต่าง ๆ ร่วมกัน ฝ่ายบริหารต้องเปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมจัดทำแผนงานเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมาย และเป็นการส่งเสริมการทำงานทีม (Team Work)ต้องเข้าใจบทบาทของตนเองและผู้อื่น
4. ทราบรายได้ และค่าใช้จ่ายได้อย่างทันเวลา
การจัดทำงบประมาณที่ดี เราจะได้ทราบประมาณรายได้ และประมาณค่าใช้จ่ายได้ล่วงหน้า และในระหว่างการดำเนินงานเราสามารถทราบรายได้ ค่าใช้จ่ายอย่างทันเวลา ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีสำหรับการบริหารในยุค 4.0 ข้อมูลต้องทันเวลา ปรับตัว ยืดหยุ่นได้รวดเร็ว
5. ทำให้ควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดทำงบประมาณทุกแผนกสามารถทราบ และรู้ว่าตนเองมีจำนวนเงินที่จะใช้จ่ายในงบประมาณเท่าไร จึงเป็นเรื่องที่ดีในการควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ในสิ่งที่กำหนดไว้ ฝ่ายบริหารสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะทำให้การบริหารงานสำเร็จได้ตามเป้าหมาย
