ทำไมการจัดแฟ้มเอกสารจึงสำคัญ
ไมการจัดแฟ้มเอกสารจึงสำคัญ
บ่อยครั้งที่คนทำงานไม่ได้นึกถึง เวลาที่ต้องใช้ และปัจจุบันมีระบบและเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนช่วยทำให้งานเอกสารสะดวกขึ้น เช่น สแกนเก็บ ระบบบริหารเอกสาร แต่ไม่ว่าจะระบบดีอย่างไร หากการวางระบบจัดเก็บแฟ้มเอกสารไม่มีประสิทธิ ชีวิตการทำงานในการหาเอกสารก็ลำบากเหมือนเดิม หาเท่าไรก็ใช้เวลาเยอะ หรือหาไม่เจอ ความยุ่งยากก็ตามมา
อันที่จริงคงต้อง “เริ่มตระหนักถึงอันตรายของการไม่จัดแฟ้มเอกสาร” สมมติว่า เราใช้เวลาค้นหาเอกสารวันละ 5 นาที ลองคำนวณว่าใน 1 ปี จะสูญเสียเวลาไปเท่าไร ยังไม่รวมการค้นหาในคอมพิวเตอร์ หรือเอกสารประเภทอื่น ๆ
- หยิบใช้เอกสารที่ต้องการได้ทันที
เห็นชัดเจนในการหาเอกสารหรือแฟ้ม หยิบได้ทันทีเพราะจัดเป็นระเบียบ แบ่งหมวดหมู่
2. ลดต้นทุนแฝงที่เกิดขึ้นในองค์กร
ผลวิจัยเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารพบว่า 30-40 % ของเวลาการทำงานหมดไปกับการค้นหาเอกสารเมื่อต้องใช้หรือพบปัญหา หรือการไม่มีแผนงานการทำลายเอกสารเมื่ออายุเอกสารครบการทำลาย
3. จัดระเบียบความคิดของตนเอง และสมองจะปลอดโปร่ง
การเราเป็นคนที่จัดเอกสารทีดี มีระเบียบ และฝึกความมีวินัยของตัวเอง การคิดของเราจะเป็นระบบ และการแบ่งหมวดหมู่ของเอกสารจะทำให้ระบบการคิดของเราเป็นระบบ
4. ภาพลักษณ์ที่ดีของคนทำงาน สร้างความหน้าเชื่อถือให้กับผู้บริหาร
บ่อยครั้งที่พบว่า ผู้บริหารเดินมาที่โต๊ะผู้จัดการ และโต๊ะไม่เป็นระเบียบ มีกองเอกสารที่สูง ไม่ได้หมายความว่า งานคุณเยอะ แต่แสดงถึงความไม่มั่นใจว่า คุณจะทำผลงานได้ขนาดไหน ขนาดโต๊ะทำงานยังมีสภาพรกขนาดนี้
5. ความเครียดจะน้อยลง
การทำงานในแต่ละวันเมื่อเห็นโต๊ะทำงานที่สะอาด มีระเบียบ ความเครียดจากการคิดงานจะน้อยลงซึ่งเป็นเรื่องที่รู้สึกได้อย่างชัดเจน
การมีระบบ เทคโนโลยีที่ดีมาใช้ในองค์กรเป็นเรื่องที่ดี แต่หากเอกสารตัวจริงจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ไม่จัดเป็นหมวดหมู่ เทคโนโลยีก็ไม่สามารถทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานเรื่องเอกสารดีขึ้นได้ เราจึงต้องมีระบบการจัดเก็บที่ดีก่อน และออกแบบระบบให้สอดคล้องกับการใช้เอกสารสำหรับคนทำงานในองค์กร
