การสนทนาทางโทรศัพท์ที่เหมาะสม
การสนทนาทางโทรศัพท์ที่เหมาะสม
ภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร สิ่งหนึ่งที่จำเป็น คือ การสนทนาทางโทรศัพท์ บางคนรับโทรศัพท์แบบอยู่บ้าน หรือเป็นโทรศัพท์ส่วนตัว หารู้ไม่ว่า การรับนั้นเป็นหน้าตาของบริษัทแล้ว บุคคลที่โทรเข้ามาอาจเป็นลูกค้าขององค์กร ที่มีมูลค่าการซื้อมากมาย
เราควรมาเรียนรู้ร่วมกันทั้งองค์กรในการรับ หรือสนทนาทางโทรศัพท์ที่ถูกต้อง
วิธีการเบื้องต้น
กรณีเป็นผู้รับสาย:
- รับทันทีหรือไม่ควรเกิน 3 กรี้ง กล่าว “สวัสดี” ตามด้วยชื่อตัวเอง หรือองค์กร
- ใส่รอยยิ้มขณะพูด / วาจาสุภาพ มีหางเสียงที่เหมาะสม ครับ/ค่ะ
- หากต้องมีช่วงเอ่ยชื่อผู้ที่สนทนาด้วยต้องมั่ใจว่าถูกต้อง
- ต้องทราบเบอร์ภายใน / วิธีการโอนสายที่เหมาะสม อย่าปล่อยสายทิ้งขณะที่อีกส่วนงานยังไม่รับสาย
- การพักหรือการให้รอสายควรแจ้งก่อนหรือนานเกินไปก็ต้องขออภัยที่ให้ถือสายรอ
- มีความเต็มใจในการรับฝากข้อความหากไม่พบบุคคลที่สายนอกต้องการสนทนาด้วย
- จบการสนทนาอย่างสุภาพด้วยคำว่า “ขอบคุณ”
กรณีที่เป็นผู้ติดต่อไป:
- เตรียมเรื่องที่จะพูด-อุปกรณ์-ข้อมูลให้พร้อม
- เริ่มต้นด้วยการสวัสดี /แนะนำตัว/หน่วยงาน และแจ้งว่า ขอเรียนสายคุณ...........
- แจ้งรายละเอียดของเรื่องที่เตรียมไว้อย่างเหมาะสม
- ใช้เวลาในการสนทนาพอสมควรไม่นานเกินไป
