การสนทนาทางโทรศัพท์ที่เหมาะสม

การสนทนาทางโทรศัพท์ที่เหมาะสม

          ภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร สิ่งหนึ่งที่จำเป็น คือ การสนทนาทางโทรศัพท์ บางคนรับโทรศัพท์แบบอยู่บ้าน หรือเป็นโทรศัพท์ส่วนตัว หารู้ไม่ว่า การรับนั้นเป็นหน้าตาของบริษัทแล้ว  บุคคลที่โทรเข้ามาอาจเป็นลูกค้าขององค์กร ที่มีมูลค่าการซื้อมากมาย

            เราควรมาเรียนรู้ร่วมกันทั้งองค์กรในการรับ หรือสนทนาทางโทรศัพท์ที่ถูกต้อง

 วิธีการเบื้องต้น

กรณีเป็นผู้รับสาย:

  1. รับทันทีหรือไม่ควรเกิน 3 กรี้ง  กล่าว “สวัสดี” ตามด้วยชื่อตัวเอง หรือองค์กร
  2. ใส่รอยยิ้มขณะพูด / วาจาสุภาพ มีหางเสียงที่เหมาะสม ครับ/ค่ะ
  3. หากต้องมีช่วงเอ่ยชื่อผู้ที่สนทนาด้วยต้องมั่ใจว่าถูกต้อง
  4. ต้องทราบเบอร์ภายใน / วิธีการโอนสายที่เหมาะสม อย่าปล่อยสายทิ้งขณะที่อีกส่วนงานยังไม่รับสาย
  5. การพักหรือการให้รอสายควรแจ้งก่อนหรือนานเกินไปก็ต้องขออภัยที่ให้ถือสายรอ
  6. มีความเต็มใจในการรับฝากข้อความหากไม่พบบุคคลที่สายนอกต้องการสนทนาด้วย
  7. จบการสนทนาอย่างสุภาพด้วยคำว่า “ขอบคุณ”

กรณีที่เป็นผู้ติดต่อไป:

  1. เตรียมเรื่องที่จะพูด-อุปกรณ์-ข้อมูลให้พร้อม
  2. เริ่มต้นด้วยการสวัสดี /แนะนำตัว/หน่วยงาน และแจ้งว่า ขอเรียนสายคุณ...........
  3. แจ้งรายละเอียดของเรื่องที่เตรียมไว้อย่างเหมาะสม
  4. ใช้เวลาในการสนทนาพอสมควรไม่นานเกินไป
Visitors: 158,745